グレイスメモリー ２０５号室

今回、賃貸 売買仲介のためにお客様の住所、氏名等の「個人情報」を取得させていただきますが、その取り扱い及び保護について個人情報保護法に基づき下記の通り、御説明申し上げます。

制定　2006年 8月 5日
改訂　2024年 8月 4日
大分県別府市餅ヶ浜町10番8号
株式会社　別大興産
代表取締役　伊勢戸 英世

１．個人情報の利用の目的

当社が保有するお客様の個人情報は、次の目的のために利用させて頂きます。

1. (1)・不動産の売買については「不動産物件の紹介及び付随する売買契約の締結、仲介業務」
   ・賃貸については「入居受付審査、紹介カード、結果などの連絡、賃貸借契約、保証契約、保証委託契約、管理委託契約、それらに付随する契約の締結、仲介、履行、及び契約管理、契約後の運営管理、アフターサービス等の実施、解約・退去精算業務、転居後の連絡」
   ・企業主導型保育事業の運営のため
2. (2) 住宅等の管理業務を委託された場合、委託された業務を遂行するために個人情報を利用します。
3. (3) 上記(1)の利用目的の達成に必要な範囲での、個人情報の第三者への提供及び第三者からの提供。
4. (4) 上記(1)の業務及び情報、サービスの提供のための郵便物、電話、電子メール等による営業活動。
5. (5) 情報、サービスの提供については、ご本人からの申し出がありましたら、利用を停止致します。
6. (6) 個人情報保護のため、当社が以前から保有しています個人情報の利用にあたっては、本人の同意を得たうえでご利用させて頂きます。
7. (7) 防犯のための監視カメラの画像
8. (8) 名刺交換などで取得した取引先様の個人情報は、業務連絡・業務依頼・業務に関連する情報提供のために使用します。
9. (9) 入社希望者の個人情報は入社希望者への情報提供、連絡・採用業務管理のため、入社後は従業員の人事管理の目的のために使用します。退職した従業員の情報は、在職中に管理していた情報の開示等の申し出があった場合、その回答のため利用します。

２．個人情報の委託

当社は、1項(1)～(9)の利用目的・業務を履行する為、外部業者に委託することがあります。この場合、契約等で個人情報の安全管理に努めます。

３．個人情報の第三者提供

当社が保有する個人情報については、上記1.の利用目的達成の為に、不動産情報、お名前、ご住所等の所要項目に付いては、書面、郵便物、電話、電子メール、広告媒体等により、次の第三者に提供される場合がございます。尚、ご本人からの申し出がありましたら、提供を停止致します。又、第三者への提供にあたっては、機密保持のために必要な措置を講じます。第三者への個人情報の提供は、停止請求ができますが、契約履行上、管理上の支障が生じることがあります。

1. (1) 取引の相手方となる者または見込者。あるいは取引の相手方となるもの又は見込者から委託を受けた賃貸運営会社等。
2. (2) 他の宅建・不動産管理業者。
3. (3) 建物の所有者、貸主、又は、建物所有者から委託を受けた賃貸管理運営会社等。
4. (4) 賃料収納に関する大分銀行などの金融機関等
5. (5) 賃料債務保証に関わる家賃保証会社

４．個人情報を共同利用する場合

当社は下記のとおりお客様の個人情報を共同利用いたします。なお、共同利用させていただくにあたっては、公正競争の確保に十分配慮いたします。

1. 〔共同して利用するお客様情報〕
   ・お客様基本情報（氏名、住所、電話番号、メールアドレス等）
   ・新しく居住される物件に関する情報（所在地、賃料、設備等）
   ・法務局から取得する全部事項証明書
2. 〔共同利用する者の範囲〕
   ・株式会社マネージメント保証
   ・株式会社シティ開発
3. 〔共同利用する者の利用目的〕
   ・賃貸借契約に付随する保証契約及び保証委託契約並びにそれに関連する業務
   ・リフォーム等のご案内
4. 〔上記お客様情報の管理責任者〕
   ・株式会社別大興産

５．本人が個人情報を与えることの任意性及び当該情報を与えなかった場合に本人に生じる結果

取引の相手方との契約書等で個人情報を利用（1項(1)～(9)）させて頂きますが、個人情報を頂けない場合、契約をお断りすることがあります。

６．個人情報に関するお客様の権利

お客様は当社に対し、当社が保有するお客様の個人情報の開示請求をすることができます。また、万が一当社の保有するお客様の個人情報に関し誤りがあった場合には、お客様の求めにより訂正等をすることができます。この手続き等詳細に関しては、下記お問い合わせ窓口にお尋ね下さい。

７．本人が容易に認識できない方法によって個人情報を取得する場合

当社は、お客様個々のニーズに合わせてウェブサイトをカスタマイズしたり、ウェブサイトの内容やご提供するサービスをお客様が、よりご満足いただけるよう改良したりするため、クッキー等を使用することがあります。

８．安全管理措置

1. (1) 個人情報の取り扱いに係る規程の整備
   ・個人情報の取得、利用、保存、提供、削除、廃棄等のすべての局面における取り扱い方法や従業者の役割を、各種規程に定めています。
2. (2) 組織的安全管理措置
   ・個人情報の取り扱いに関する個人情報保護管理者を設置しています。
   ・個人情報の取り扱いにおいて従業者に付与する権限、範囲を明確にしたうえで、点検を実施し、法令違反や漏えいなどの問題発生時の報告体制を整備しています。
   ・個人情報の取り扱いに関する内部監査や第三者認証監査を定期的に行い、問題点が確認された場合は是正措置を講じます。
3. (3) 人的安全管理措置
   ・個人情報に関する法令違反や漏えいによる影響の重大さと、個人情報保護の必要性を理解させるため、定期的な教育を実施しています。
   ・緊急事態に備えた訓練を定期的に実施しています。
   ・従業員の入社時と退職時に、秘密保持に関する誓約書を取り交わしています。
4. (4) 物理的安全管理措置
   ・個人情報を取り扱う業務エリアは、入室権限付与と入退室管理を行っています。
   ・個人情報を取り扱う機器、電子媒体、書類などの盗難、紛失を防止するため、施錠保管などの措置を講じています。
5. (5) 技術的安全管理措置
   ・個人情報を取り扱う全てのシステムは、アクセス権限を付与し、管理しています。
   ・個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

９．個人情報に関するお問い合わせ窓口

お客様よりの個人情報の取り扱いに関する各種のお問い合わせ、御相談及び個人情報保護方針のお問い合わせ、利用目的の通知、開示の請求、訂正、追加、削除、個人情報の利用又は第三者への提供の拒否及び第三者提供記録の開示に関してのお問い合わせ先は下記の通りです。

個人情報保護管理者：原山 貞一
大分県別府市餅ヶ浜町10番8号
TEL：0977-25-3622
harayama@betsudaikohsan.co.jp